Organizzazione e performance aziendali

Esistono due tipi di imprenditori: quelli che riescono a gestire anche tre o quattro aziende contemporaneamente, star fuori dall’ufficio tutto il giorno e gestire le loro attività a distanza; e quelli che, invece, non passano nemmeno mezz’ora fuori dalla sede aziendale senza ricevere una telefonata (o, meglio, una richiesta di aiuto) da parte di un collaboratore o un dipendente. 

Qual è la differenza fra questi due imprenditori? Il grado di organizzazione della sua azienda. Tanto più un’impresa è organizzata, tanto meno è richiesta la presenza costante in sede dell’imprenditore, che ha così più tempo per lavorare sulla direzione aziendale, sul raggiungimento degli obiettivi e sul monitoraggio delle performance. 

Solo attraverso una buona organizzazione è possibile fornire valore ai propri clienti e creare aziende in grado di operare in maniera efficiente anche senza la presenza dell’imprenditore in sede. 

Nella maggior parte delle aziende italiane, purtroppo, esiste una serie di prassi consolidate che vengono applicate dal gruppo di lavoro ogni giorno, spesso senza nemmeno sapere bene il perché.

Eppure, quella di cui parleremo in questo articolo, è una disciplina complessa, ricca di tecniche, metodi applicativi, teorie che abbiamo persino raccolto in un percorso dedicato. 

Quindi, perché la maggior parte degli imprenditori non applicano in maniera sistematica e quotidiana questi principi alle loro aziende? Molto spesso perché ci si sofferma sugli aspetti commerciali o produttivi, dimenticando l’importanza di possedere metodi collaudati per raggiungere gli obiettivi prefissati e di tenere in considerazione le giuste metriche affinare il tiro. 

Con questo articolo, vogliamo farti riflettere sull’importanza dell’organizzazione aziendale e sui miglioramenti che può portare alla tua azienda in termini di performance e risultati. 

Quando parliamo di buona gestione aziendale ci riferiamo principalmente a quella serie di processi, metodi e indicazioni che permettono all’azienda di far sì che tutte le risorse (materiali, immateriali e di personale) siano coordinate tra loro attraverso dei processi in modo da orientare i risultati verso gli obiettivi dell’azienda. 

Ok, questa definizione può sembrare un po’ complessa ma la approfondiremo nel dettaglio. 

Partiamo dal dire che per definire una buona organizzazione e mantenerla nel tempo bisogna tenere in considerazione alcuni fattori fondamentali: 

• i risultati da ottenere e gli obiettivi da raggiungere; 
• la struttura organizzativa, sulla base della quale vengono coordinate varie funzioni aziendali; 
• il processo attraverso il quale si possono compiere determinate azioni con i fine di raggiungere i risultati preposti. 

Il numero di dipendenti dell’azienda non ha alcuna importanza, e non ha alcuni impatto sul raggiungimento di buon livello organizzativo: i concetti che vedremo in questa pagina e che, in generale, si possono applicare per una corretta gestione aziendale, valgono in ogni caso; che voi siate dei liberi professionisti o dei nuovi imprenditori con pochi dipendenti, sia che dirigiate un’azienda con 100 impiegati. 

Come fare a comprendere il grado di organizzazione della tua azienda? 

In linea generale, quando ci troviamo di fronte a un’azienda disorganizzata, parliamo di una realtà di business che: 

• ha difficoltà a raggiungere gli obiettivi economici prefissati; 
• possiede una distribuzione dei carichi di lavoro totalmente errata all’interno delle persone che compongono il gruppo di lavoro; 
• non ha una pianificazione aziendale chiara sul medio-lungo termine; 
• presenta una sovrapposizione dei ruoli che genera molta confusione e malcontento;
• il management non è motivato e non si impegna nel raggiungimento degli obiettivi. 

Se ti ritrovi in tutti questi casi, è ora di intervenire. 

Uno dei primi passi che consigliamo agli imprenditori, è quello di ragionare sulle  procedure.  Esse devono essere ben rodate e facilmente applicabili, messe per iscritto e condivise con il team. 

Ragionare sui processi e sui ruoli da svolgere, può davvero essere la soluzione per iniziare a semplificare la tua vita in quanto imprenditore e quella dei tuoi dipendenti, migliorando l’efficienza di tutta l’organizzazione e riducendo al minimo gli sprechi di tempo e di denaro. 

Quando pensiamo al funzionamento di un’azienda, possiamo riscontrare tre aree principali che svolgono le diverse attività pensate per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. 

Questa sono: l’area commerciale, quella produttiva e quella amministrativa. 

A queste tre aree se ne aggiunge una quarta, fondamentale, quella della visione. Questa area, gestita dall’imprenditore, dalla leadership aziendale, è quella preposta alla definizione dei risultati da raggiungere, delle idee, delle iniziative da intraprendere. 

Come i vari organi di un corpo umano che, all’unisono, lavorano per la sopravvivenza dell’individuo, allo stesso modo queste quattro aree devono coesistere in maniera funzionale ed efficace, devono comunicare al meglio e lavorare all’unisono, per permettere all’azienda di vivere a lungo e in salute, raggiungendo di mese in mese gli obiettivi necessari. 

Le quattro aree hanno delle funzioni ben precise. 

• Visione: come accennato, il compito principale di quest’area è quello di definire e fissare gli obiettivi.
• Commerciale: trovare nuovi clienti e progetti da seguire.
• Produzione: produrre tutto ciò che è stato venduto in maniera eccellente.
• Amministrazione: controllare di avere i margini necessari per sostenere l’attività aziendale, e assolvere tutti gli adempimenti fiscali.

Queste tre funzioni devono essere espletate secondo un ordine ben preciso: prima le attività dell’area commerciale, poi quelle dell’area produttiva e infine quelle dell’amministrazione. 

Una buona organizzazione è quella che non torna indietro, le cui attività, insomma, seguono il flusso senza intoppi o rallentamenti. 

Per riuscire a svolgere al meglio le attività richieste da ogni funzione, le aziende ben organizzate applicano delle procedure schematizzate, replicabili, messe per iscritto dal management o dalla leadership e comunicate periodicamente a tutto il personale. 

Ma cosa sono, nello specifico, queste procedure? 

Quando parliamo di procedure non intendiamo delle attività burocratiche pensate per irrigidire la struttura aziendale, ma semplici modi di svolgere le attività che ogni azienda adotta al suo interno, in maniera spontanea, per gestire e disciplinare alcuni ambiti. 

Queste prassi consolidate servono a renderla più efficiente, a rendere più semplici le attività di inserimento all’interno dell’azienda di nuovi membri del personale e a migliorare le attività di controllo da parte del management. 

I team che conoscono queste procedure, non hanno bisogno della costante presenza e dell’indirizzo dell’imprenditore, il quale riesce a concentrarsi sulla visione, sugli obiettivi da raggiungere e sulla verifica della corretta applicazione di tali procedure. 

Per riassumere in poche battute ciò che è stato definito finora: 

• I team che conoscono le procedure dell’azienda non hanno bisogno della costante presenza e dell’indirizzo dell’imprenditore, il quale riesce a concentrarsi sulla visione, sugli obiettivi da raggiungere e sulla verifica della corretta applicazione di tali procedure.  
• Le aziende più longeve, quelle che vivono 100 anni, sono quelle che mettono per iscritto le procedure, riescono a definire una struttura organizzativa stabile e compiono le loro scelte sulla base dei risultati da ottenere. 

Hai voglia di iniziare a lavorare sin da subito su questi concetti e migliorare l’organizzazione della tua azienda, abbiamo ideato un corso che ti aiuta a costruire un cruscotto di gestione per monitorare costantemente l’attività della tua azienda.

Quando chiedete alle persone che lavoro svolgono, tendenzialmente vi descrivono le attività che compiono nelle loro giornate. 

Vi raccontano del loro “fare” quotidiano. 

C’è, però, una grande differenza fra il “fare” e il risultato che dovrebbero ottenere con le loro attività giornaliere. 

Quando parliamo di “risultato”, intendiamo qualcosa di tangibile, concreto, misurabile, che può essere raggiunto con diversi metodi e con diversi “fare”.

Un esempio pratico: il fare di un’insegnante è quello di recarsi a scuola e spiegare agli alunni le nozioni del giorno; il suo risultato è quello di avere degli alunni istruiti, che abbiano effettivamente imparato quelle nozioni. 

La mentalità di ogni buon imprenditore si concentra sul risultato: se il fare non è il tuo, quello a cui sei stato abituato, ma funziona ugualmente, perché ti permette di raggiungere il risultato, in quanto imprenditore dovrebbe andar bene comunque,  perché tutto ciò di cui dovrebbe importarti è il raggiungimento degli obiettivi, non i metodi alla base. 

Se parliamo, poi, di risultato aziendale, a noi piace chiamarlo prodotto finale di valore 

Prodotto, prodotto perché si tratta di un risultato tangibile, misurabile in un numero o con un valore ben preciso.

Finale, perché una volta consegnato tutto al cliente, non ha bisogno di ulteriori interventi da parte dell’azienda.

Di Valore perché è utile per l’azienda o scambiabile con qualcosa di utile. 

Adesso che conosci l’importanza delle procedure e dei risultati, capirai bene che non basta un semplice foglio Excel per tener conto di tutte queste informazioni. 

Ci sono alcuni strumenti in grado di aiutarti, qualunque sia il settore o la grandezza della tua azienda, di cui vogliamo parlarti e che ti invitiamo caldamente a mettere in pratica sin da subito: 

• l’organigramma;
• il mansionario; 
• i flussi di informazioni.

Vediamoli subito nel dettaglio. 

Per organigramma si intende uno strumento utilizzato per illustrare graficamente l’andamento generale dell’azienda, le mansioni e i livelli gerarchici. 

Si tratta di un diagramma organizzativo formato generalmente da rettangoli e linee: i primi raffigurano gli enti e mentre le seconde stanno a rappresentare i rapporti tra loro. 

Attraverso questo strumento è possibile visualizzare in maniera chiara e immediata i vari ruoli dei dipendenti, i diversi settori e la gerarchia aziendale. Inoltre, è possibile fornire ai dipendenti le informazioni necessarie al coordinamento delle varie attività e dei progetti da realizzare. 

Grazie all’organigramma, hai anche un’idea più chiara degli obiettivi generali da definire, perché è più semplice per te in quanto imprenditore e per i dipendenti seguirne l’andamento e verificarne gli step operativi. 

Le varie sezioni della struttura aziendale comunicano fra loro in maniera verticale con l’imprenditore o con il capo reparto (soprattutto quando ci si deve riferire alle urgenze, alla definizione delle attività da svolgere ecc) e in maniera orizzontale con gli altri  manager. 

Questo accorgimento permette di evitare confusioni sui ruoli delle attività di controllo e indirizzo, di semplificare i processi aziendali e di tenere sempre traccia delle comunicazioni. 

Se l’organigramma permette di comprendere graficamente le gerarchie presenti in azienda, per avere una visione completa è necessario offrire ai dipendenti una descrizione sicura e trasparente delle aree di lavoro a loro preposte e delle mansioni da svolgere, sulla base delle loro competenze. 

L’insieme di queste informazioni vanno inserite all’interno del mansionario aziendale. 

Si tratta di un documento all’interno del quale ogni reparto ritrova elencate una serie di attività fondamentali per il buon funzionamento delle loro incarichi e l’indicazione precisa del nome del responsabile che ne è a capo, così da poter gestire nella maniera più corretta possibile il flusso di informazioni.

Questo strumento, in sintesi, risponde alla domanda: come si svolge questa specifica attività?

Il mansionario e l’organigramma si integrano e completano al fine di offrire una visione completa dell’attività di impresa.

I vantaggi di possedere un mansionario sempre aggiornato e il più possibile completo sono: 

• evitare la sovrapposizione dei ruoli; 
• migliore gestione delle risorse aziendali; 
• ottenere un’idea più chiara delle competenze specifiche richieste per occupare una determinata posizione all’interno dell’azienda;
• valutazione più semplice delle attività e dell’impegno dei dipendenti; 
• comprensione più rapida di eventuali problematiche e dell’attuazione dei cambiamenti; 

Tanto più sono dettagliate le informazioni all’interno del mansionario meglio è! 

Come sai bene, l’azienda non è una struttura statica. Si tratta di un sistema composto da persone, suddivise in vari settori che comunicano tra di loro, non sempre in maniera ben schematizzata o prevedibile. 

La caratteristica principale dell’informazione, intesa come insieme di dati utili, è la sua trasmissibilità, le informazioni si possono condividere con le parole, con le immagini o con i messaggi scritti. 

In un team aziendale ogni progetto di lavoro si sviluppa grazie a uno scambio di informazioni che vanno a implementare le conoscenze dei singoli componenti del team e che permettono loro di agire in maniera più congrua possibile con le direttive e le esigenze dell’organizzazione. 

Diventa davvero importante, per i dipendenti, capire da chi arrivano le informazioni e come passarle al reparto successivo, per evitare confusione e disguidi. 

Quando parliamo di flussi informativi aziendali, ci riferiamo all’insieme di tutte le notizie, informazioni e messaggi trasmessi in ambito aziendale. 

Attraverso questi flussi riuscirai ad avere contezza di come si cosa succeda ai processi, alle attività e ai rapporti fra le persone nei vari reparti. 

Se l’azienda è ben organizzata e riesce a operare in maniera autonoma, senza l’intervento dell’imprenditore, il suo ruolo principale è quello relativo alle operazioni di verifica, controllo e di indirizzo delle attività. 

Il controllo di gestione o direzionale all’interno di un’azienda, è il meccanismo operativo pensato per guidare la gestione verso il conseguimento degli obiettivi stabiliti in fase di pianificazione, rilevando, attraverso la misurazione di appositi indicatori, lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti, per poi informare gli organi responsabili di questo scostamento affinché possano decidere le opportune azioni correttive. 

Tutte le attività del controllo di gestione sono ideate con lo scopo di aiutare il personale a indirizzare il proprio comportamento verso il conseguimento degli obiettivi aziendali. 

In quest’ottica, il sistema di controllo di gestione è strettamente legato al sistema di pianificazione aziendale e, dal punto di vista organizzativo, questa pratica è gestita dai vertici aziendali. 

Esso si struttura essenzialmente in tre fasi: 

Previsione: si tratta della fase nella quale si elaborano le strategie a lungo, medio e breve termine, cercando di intercettare tutto quello che succederà, predisponendo e mobilitando le risorse aziendali necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Controllo: in questa fase si cerca di vedere e monitorare come sta andando l’azienda rispetto agli obiettivi, in questa fase avviene la verifica dei piani aziendali nei diversi settori che compongo l’organizzazione.

Correzione degli errori: l’ultima fase si individuano nuovi obiettivi e strategie di business maggiormente efficaci a partire dai dati raccolti e dall’andamento delle varie attività intraprese. 

L’ultima fase sarebbe però impossibile da attuare senza tener conto delle metriche chiave per misurare il successo o il fallimento delle attività rispetto agli obiettivi.  

Ogni impresa ha i suoi obiettivi.

Essi sono diversi in base al tipo di attività, all’impronta data dalla gestione o alla tipologia dell’azienda, ma sono fondamentali per definire le azioni e l’operato di ogni settore, reparto e dipendente. 

L’unico modo per raccogliere informazioni rilevanti e capire se questi obiettivi sono stati raggiunti o meno, è misurarne l’output numerico.  

Individuare i KPI (Key Performance Indicator) per misurare il raggiungimento o meno dei risultati significa definire dei parametri numerici utili a misurare le performance dell’azienda rispetto a quel determinato obiettivo. 

Cosa differenzia questo indicatori numerici dagli altri presenti in azienda? Come possiamo capire quali metriche siano “chiave” e quali invece trascurabili?  

I parametri chiave aiutano gli imprenditori a prendere delle decisioni future. 

Le caratteristiche da tenere in considerazione per capire se la metrica che abbiamo di fronte è un KPI o no sono: 

• si tratta di una metrica strategica ai fini decisionali;
• è una metrica replicabile per ottenere risultati; 
• mostra la situazione reale dell’azienda attraverso i dati. 

Una corretta determinazione dei KPI aziendali aiuta anche gli imprenditori a scovare i punti di forza e di debolezza dell’azienda, permettendo una valutazione più attenta delle strategie per raggiungere i risultati e gli obiettivi che ci si è prefissati. 

Il monitoraggio costante di tali indicatori diventa quindi fondamentale: si possono utilizzare report e dashboard in cui visualizzare in modo chiaro ed efficace tutti i KPI individuati, confrontandoli in periodi temporali differenti al fine di poter analizzare le dinamiche che si sono verificate nei vari periodi e comprendere i trend.

Come dicevamo prima, però, le aziende non sono statiche: quando cambiano gli obiettivi è bene riflettere a fondo e modificare anche i KPI per misurarne l’andamento, così da poter raccogliere nel dettaglio tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni strategiche rilevanti. 

Qual è la trappola in cui cadono il 95% delle aziende: si concentrano sulla tecnica e la tecnologia, sul prodotto, sul marketing, dimenticandosi della visione, del proprio perché dei piani aziendali e delle persone che lavorano all’interno della propria impresa.

La trappola è ragionare solo sulla parte operativa, e non lavorare sugli aspetti fondamentali, su quelle le cose che rimangono immutate nel tempo come la mission e la vision.

Creare aziende in grado di operare e vivere anche senza gli imprenditori, significa creare business che vivono a lungo. 

Senza organizzazione, attenzione ai dettagli e un po’ di sacrificio, è davvero difficile riuscirci. 

Noi di Accademia del Valore abbiamo creato un’intera community di imprenditori visionari pronti ad ascoltarti e supportarti, ti va di farne parte?