Quante volte ti è capitato di iniziare la giornata lavorativa senza sapere a quale attività dare la precedenza?
E quante altre volte hai dovuto gestire le richieste improvvise dei collaboratori dovendo trascurare così i tuoi compiti?
È arrivato il momento di mettere ordine nella tua agenda con la matrice di Eisenhower!
Con questo strumento imparerai a definire le priorità del tuo lavoro ma anche a capire come gestire il tempo e lo stress dovuto alle urgenze.
Non ne beneficerai solamente tu, ma l’intero team: e la tua azienda funzionerà in modo più efficace ed efficiente.
Cos’è la matrice di Eisenhower?
Nel 1954, durante la Seconda Assemblea del Consiglio Mondiale delle Chiese, l’allora Presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower, citando Roscoe Miller, disse:
“Ho due tipi di problemi: l’urgente e l’importante. L’urgente non è mai importante e l’importante non è mai urgente”
A qualche anno di distanza, nel 1989, Stephen Covey pubblica The seven habits of highly effective people (Le 7 abitudini delle persone altamente efficienti) in cui, riprendendo le parole del Capo di Stato statunitense, elabora una matrice decisionale in grado di aiutare le persone a pianificare i compiti a breve e a lungo termine secondo il grado di importanza.
Nella matrice di Eisenhower, anche detta di Covey, le parole chiave urgente e importante vengono abbinate ai loro opposti non urgente e non importante.
Il quadrato risulta così diviso in 4 quadranti relativi agli impegni:
- Importante – Urgente
- Importante – Non urgente
- Non Importante – Urgente
- Non Importante – Non Urgente
Vediamo insieme cosa significano e come, riconoscendoli, potrai finalmente ottimizzare il tuo tempo a lavoro senza andare in burnout.
1. Importante – Urgente
Questo quadrante si riferisce a tutti quei compiti che devono essere portati a termine in breve tempo, che costituiscono obiettivi professionali di grande valore per te e che non può svolgere nessun altro.
Sono principalmente due le categorie di attività da inserire in questo quadrante quelle impreviste che ti colgono di sorpresa e quelle che hai rimandato per troppo tempo e per le quali si sta avvicinando la data di scadenza.
In entrambi i casi, la loro urgenza si affianca all’importanza che rivestono per te e per il tuo ruolo.
2. Importante – Non Urgente
Il secondo quadrante della matrice di Eisenhower riguarda tutti quei compiti che devi svolgere in prima persona ma che puoi pianificare per un secondo momento poiché non urgenti.
Covey, oltre alle attività lavorative vere e proprie, fa rientrare in questa categoria anche tutti quei processi che ti aiutano a diventare un professionista migliore: formazione, attività di team building, analisi dei feedback, ecc.
Non sottovalutare questo quadrante perché l’attività non urgente può essere rimandata ma non dimenticata!
Infatti, prima o poi ricadrà nel quadrante 1 delle cose importanti e urgenti e a quel punto dovrai occupartene; prevederla nel tuo piano d’azione ti farà arrivare preparato!
3. Non Importante – Urgente
Nel terzo quadrante della matrice di Eisenhower vanno collocate tutte quelle attività che sono in scadenza ma che non ti riguardano direttamente.
Si tratta di compiti poco significativi per il raggiungimento dei tuoi obiettivi e che possono sembrarti rilevanti solo perché urgenti: imparare a smascherarli, ti aiuterà a impegnarti su ciò che davvero conta per te e per il tuo lavoro.
La parola d’ordine in questo caso è delegare.
Trova chi, tra i membri del team, svolge un ruolo più coerente con l’incarico e cedigli la mansione. Così, entrambi avrete modo di dedicarvi agli ambiti di vostro interesse e quindi ai vostri quadranti 1 e 2.
4. Non Importante – Non Urgente
Il quarto e ultimo quadrante della matrice di Eisenhower si riferisce a tutte quelle attività che affollano le giornate lavorative ma che, con il lavoro, hanno poco a che fare.
Ci riferiamo a tutte le distrazioni che, oltre a essere non urgenti e di scarso valore, sono anche un ostacolo alla vita professionale stessa.
Il consiglio, in questo caso, è quello di eliminare dalla nostra attenzione tutto ciò che ci sembra superfluo, cominciando dalle notifiche del cellulare fino alla navigazione distratta sul web.
Come vedi, usando la matrice di Eisenhower è già possibile fare ordine tra gli impegni e ridurre il carico di stress a essi connesso.
In più, se il metodo verrà esteso a tutti i tuoi collaboratori, il team, più produttivo e coordinato, potrà fare un migliore lavoro di squadra.
Importante e urgente: impara a distinguerli
Per un’efficace gestione delle priorità, è necessario saper distinguere i concetti importante e urgente:
- importante è qualcosa a cui tu attribuisci un grande valore, è un concetto soggettivo;
- urgente è ciò che dipende da una data di scadenza e può essere misurato, oggettivamente, in termini di tempo.
Far sì che ogni membro del team si dedichi solo alle attività dei quadranti 1 e 2 contribuisce a creare un ambiente lavorativo organizzato e semplice da gestire, in cui ognuno si occupa della sua mansione senza distrazioni, sapendo di contribuire a un progetto di responsabilità condivisa.
Perché utilizzare questo metodo?
La gestione delle priorità non è semplice, soprattutto a livello manageriale, dove ogni scelta comporta responsabilità su più piani.
Trovare un metodo efficace, come la matrice di Eisenhower, può rivelarsi una scelta smart nella realizzazione dei progetti di business: il tempo e l’impegno che metti nel tuo lavoro sono risorse preziosissime,
Per maggiori informazioni:
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A presto e Buon Valore!
Claudio
