Gestire il tempo e lo stress

Perché imparare a gestire lo stress da lavoro e il tempo? Se hai un’azienda o un business, vivere in un perenne stato di stress è la quotidianità. Un continuo viaggio sulle montagne russe, fra notti passate in ufficio, amici che a malapena senti per telefono, stanchezza e isolamento, traguardi che non riesci più nemmeno a goderti e a festeggiare.

Ti capita di sentirti così? Ti capita spesso?

Lo stress non è tutto cattivo, anzi, può essere uno stimolo utile per affrontare il cambiamento ma devi essere consapevole delle conseguenze negative che può portare alla tua salute e per la tua concentrazione. Non si tratta di una situazione definitiva: si può mettere da parte lo stress, si può vivere il lavoro con leggerezza e semplicità, si può trovare un equilibrio tra famiglia e libera professione. Come? Te lo vogliamo spiegare noi.

Per approfondire questo argomento, abbiamo creato anche una serie di guide gratuite per migliorare la tua vita da imprenditore.

Sai che “stress” è una delle parole più cercate sul web, insieme a insonnia e ansia?

Il dato non dovrebbe stupirti. È difficile trovare oggi qualcuno che non si ritenga stressato: dagli eventi, dalla famiglia, da difficoltà economiche o dal lavoro.

Eppure pochi capiscono davvero cos’è lo stress e come gestire quello causato dal lavoro.
La definizione tecnica di stress è “risposta psicofisica a una quantità di compiti emotivi, cognitivi o sociali percepiti dalla persona come eccessivi”.

In altre parole, lo stress è quella particolare sensazione che si innesca quando, nonostante tutto il tempo dedicato al lavoro, i sacrifici, le ore piccole, non si riesce comunque a ottenere il risultato sperato o l’obiettivo prefissato.

Siamo ormai abituati a pensare che sia normale vivere in costante stato di stress da lavoro, in una società sempre di corsa, frenetica e incentrata sull’ottenimento di obiettivi sempre più alti, a costo di sacrificare tempo libero.

Non sembrano esistere persone più stressate degli imprenditori: perennemente al telefono o al computer, tra una videoconferenza e una scadenza da rispettare, riunioni su riunioni e compiti che non riescono a essere terminati prima della mezzanotte.

Ti ritrovi in queste parole? Se la riposta è sì, vogliamo aiutarti a capire come gestire lo stress da lavoro e il tempo che dedichi alla tua attività lavorativa, così da avere più tempo per te e smettere di lavorare in costante stato di emergenza.

Partiamo dalle conseguenze che possono essere causate dallo stress e, in particolare della sindrome da burnout, così come viene ormai comunemente chiamato lo stress da super lavoro.

Lo stress non è necessariamente uno stato negativo: una buona dose di stress fa bene al nostro corpo e alla nostra mente. Lo stress è fondamentale per allenare la reattività allo stato di emergenza, e spinge a tirar fuori le unghie e a trovare una soluzione immediata in molte situazioni.

A livello lavorativo, però, vivere in uno stato di stress perenne non può far altro che farti esaurire le energie, la creatività, le idee, riducendo la mente a niente più che un organo in grado di eseguire azioni meccaniche, ripetitive, senza prendere più iniziativa.

Se ti è capitato di dire “sono completamente saturo”, di avere la testa pesante e confusa, di svegliarti con il mal di testa giorno dopo giorno… Stai andando incontro a una delle peggiori sindromi da stress mai esistita, proprio la sindrome da burnout.

Questa parola significa, letteralmente, “bruciato”: a forza di lavorare, di non darsi tregua, di non trovare nessuna valvola di sfogo e nessun impegno al di fuori della propria attività, la nostra energia finisce per non essere mai alimentata e per esaurirsi del tutto, lasciando un vuoto e una stanchezza difficile da recuperare.

Il burnout è un collasso emotivo, un inesorabile logorio della forza e della concentrazione mentale che si riversa sul piano fisico. È la perdita di stimoli e di interessi, il perenne posticipare impegni e scadenze perché non si ha la forza necessaria per affrontarli, lo svuotamento totale che deriva dal distress, ossia dallo stress prolungato e senza sosta.

Non esiste una formula magica né un segreto arcaico per non farsi prendere troppo dallo stress in ambito lavorativo. Si tratta esclusivamente di consapevolezza, di imparare a considerare lucidamente e logicamente il proprio lavoro, avendo le idee ben chiare su cosa si deve fare, quante energie e quanto tempo richiede ogni compito, e quanto si è disposti a dare a livello fisico e mentale per arrivare ai risultati richiesti.

Capire come gestire lo stress da lavoro non è semplice, perché ogni essere umano ha il suo carattere e le sue abilità, e per alcuni può risultare decisamente più difficile che per altri.

Di fronte allo stress lavorativo si riscontrano tre tipi di reazioni emotive:

• C’è chi reagisce grintosamente, mettendosi a lavorare dopo un doppio caffè per aumentare al massimo la propria concentrazione.
• C’è chi si lascia prendere dal panico e non riesce ad andare avanti, si fa sopraffare dalla mole di task assegnati per la giornata e si arena in fondo alla consapevolezza che non ce la farà.
• Ma c’è anche chi, dopo aver delineato bene con carta e penna tutto ciò che ha da fare, considerando tempi di pausa, snack salutari e reali capacità di riempire la giornata, riesce a gestire il lavoro in maniera corretta e a uscire dall’ufficio lasciandosi dietro tutte le emozioni del giorno.

In altre parole, il segreto risiede nell’acquisire il giusto mindset lavorativo.
Esistono imprese storiche, con carichi di lavoro eccezionali, che riescono a tutelare la salute mentale dei propri dipendenti proprio grazie al corretto mindset lavorativo, trasmesso a ogni nuovo impiegato che inizia a far parte del team di lavoro. Noi, le chiamiamo imprese centenarie.

Avere il giusto approccio significa non avere mai un intoppo, una distrazione, un mal di testa, un giorno negativo in ufficio? Assolutamente no. La vita lavorativa è piena di imprevisti da risolvere, ma è proprio in queste situazioni di pressione e di cambiamento che si distinguono gli imprenditori di valore.

Le imprese centenarie hanno capito l’importanza di gestire le emozioni all’interno del luogo di lavoro. La formula è solo una: aver contezza delle persone e delle loro capacità mentali e, di conseguenza, strutturare il lavoro in maniera equilibrata.

Tutto ciò vale anche per i liberi professionisti, lavoratori in proprio e freelance che gestiscono da soli il proprio tempo. Darsi degli orari, dire di no alle richieste dell’ultimo minuto e organizzare in maniera precisa i propri impegni giornalieri è la strada giusta per non lasciare spazio all’ansia.

Il burnout avviene perché tu lo permetti. Avviene perché non riesci a calibrare bene il tempo, le energie e gli obiettivi, finendo per svilirti giorno dopo giorno.

Lo sappiamo, è un po’ dura da digerire, ma è così.

Per gestire lo stress sul lavoro devi partire rivedendo l’organizzazione, valutando ogni task, ogni compito, in base al tempo che richiede e alla concentrazione necessaria per portarlo a termine.

Distribuisci le ore, ma distribuisci anche l’energia. In che modo? Ecco cinque consigli per organizzare bene il tuo lavoro quotidiano e tenere sotto controllo l’eccessivo stress da lavoro.

1. Sii consapevole delle tue risorse e dei tuoi limiti
   Se hai più di un compito da portare a termine entro la fine della settimana, non puoi concentrare tutti i task davvero difficili in un solo giorno e credere davvero di poterli completare senza intaccare i giorni successivi.Allo stesso modo, se sai che un determinato compito ti porta via molto tempo e richiede uno sforzo cognitivo maggiore, non puoi ripetere questo alto livello di concentrazione più volte nell’arco di una mattinata di lavoro.Abbiamo iniziato dicendo che stress significa proporsi di fare più di quello che si riesce effettivamente a concludere. Per evitare questo stato di frustrazione, sii il più sincero e onesto possibile te stesso, valuta le tue capacità e suddividi il tuo tempo e la tua energia in maniera equilibrata, così da non entrare velocemente in burnout.In fondo, conoscersi, è la prima regola per diventare un imprenditore di successo.
2. Pianifica e organizza
   Come suddividere al meglio i compiti? Pianificando e organizzando: ricorda che il segreto di una buona gestione del lavoro sta proprio nell’utilizzare al meglio il tempo e le risorse, scrivendo nero su bianco tutto ciò che hai da fare nell’arco della giornata.Ogni mestiere ha le sue peculiarità, c’è chi riesce a programmare l’intera settimana di lavoro per suddividere le giornate in maniera cadenzata e chi, invece, può stabilire il flusso di lavoro del giorno successivo solo al mattino, appena arriva in ufficio.In entrambi i casi, ancor prima di iniziare a lavorare, rivedi ciò che devi fare e assumi quel mindset di cui non smetteremo di parlare: farsi trasportare dalla corrente della routine quotidiana, senza dar priorità ai giusti task o procrastinando, è il primo passo per entrare in una spirale negativa che in poco tempo può portare al burnout.Nella suddivisione della giornata cerca sempre un equilibrio. Se dovrai rimanere a lungo su un compito, e questo porterà via molta energia mentale, per il tempo rimanente occupati di impegni più leggeri e brevi, in modo da permettere alla mente di rilassarsi a sufficienza e recuperare la forza.Tieni conto, inoltre, di brevi pause tra un compito e l’altro, di una durata variabile in base ai tuoi tempi di recupero mentali (li scoprirai mano a mano che metti in pratica questo consiglio!).
3. Impara a dire no
   Uno dei problemi più frequenti incontrati dagli imprenditori, in particolare chi è agli inizi della propria carriera, è la difficoltà di dire no a un cliente insistente che vuole un favore, magari di poco conto, che sai ti porterà via tempo, visto che, per accontentarlo, dovrai fare le ore piccole in ufficio.Bada bene, un rapporto solidale con i propri clienti o con i collaboratori è alla base della fiducia e della buona vita lavorativa, e ne va anche della stessa organizzazione del lavoro. Al tal proposito, puoi approfondire l’argomento leggendo dei quattro livelli etici di scambio!La risorsa più preziosa che ogni essere umano ha a disposizione è il tempo. Tempo per il lavoro, ma anche tempo per se stessi. Quando togli tempo a te, alle tue passioni, alla tua famiglia o ai tuoi amici per dedicarlo al lavoro, stai solo facendo un danno al tuo benessere psicofisico, e più questo comportamento si ripeterà, meno resterai lucido e concentrato sui tuoi obiettivi reali.
4. Lascia lo stress in ufficio
   Che siano le 18.00 o le 20.00, nel momento in cui la porta dell’ufficio si chiude alle tue spalle, la giornata lavorativa è definitivamente finita.
   Può essere stata particolarmente pesante e difficoltosa, priva di imprevisti e fautrice di qualche malumore, ma la tua vita al di fuori dell’ufficio deve rimanere intatta dai condizionamenti che puoi portarti dietro da una giornata di lavoro.Se hai bisogno di scaricare le energie e di spostare il focus su altro, dai libero sfogo ai tuoi hobby: palestra, corsa, aperitivo in amicizia, serie TV accomodati sul divano.
   Stacca la spina, ma fallo sul serio! La mente ha bisogno di rilassarsi dopo tante ore di applicazione continua.
5. Allena il tuo mindset
   Allenarsi al cambiamento può non essere semplice: lavorare sui propri limiti, sulle proprie esigenze, imparare a inserire nelle proprie routine giornaliere delle limitazioni e riprogrammare il proprio sistema di credenze e convinzioni è un’attività complessa.Devi passare da un mindset di scarsità a uno di abbondanza. Cosa vuol dire? Significa che la mentalità con cui affronti le situazioni della tua vita può davvero determinare i risultati che otterrai. Per questo, il primo consiglio che vogliamo darti per affrontare meglio la tua vita lavorativa è: accogli le sfide, come gli errori, sono opportunità per progredire perché ti danno una spinta in avanti e ti aiutano a crescere.Non sottovalutare il potere di superare gli ostacoli. Esci dalla tua zona di comfort e accogli nuove sfide altrimenti non riuscirai a muoverti, evolvere e crescere.Abbiamo realizzato un corso pratico, che utilizza un mix di tecniche di time and change management, ricco di esercizi per aiutarti a migliorare le tue attività di gestione del tempo e dello stress.

A proposito di spostare il focus, non si può parlare di stress da lavoro senza parlare di concentrazione e tecniche per mantenere l’attenzione alta in momenti specifici, ma intensi.

Qui risiede, oltre all’organizzazione degli impegni, un altro segreto per la gestione dello stress lavorativo: la concentrazione non è uno stato mentale che deve rimanere alto a lungo, ma deve essere alternato tra momenti di maggiore focus e momenti di pausa.

La concentrazione va ricaricata, come una batteria, per non consumarsi del tutto e andare in stato di stress da burnout. Ecco qualche consiglio per tenere la concentrazione sempre a un giusto livello, così da poter dare una scarica di energia alla mente nei momenti opportuni.

Matrice di Eisenhower
Gestire gli impegni durante l’arco della giornata non è semplice. A cosa dare priorità? Come migliorare la gestione del tempo partendo dalle attività da svolgere?
Seguire il consiglio di Eisenhower può essere un buon punto di partenza per rispondere a queste domande.
Il 34esimo Presidente Usa aveva chiara in mente la differenza tra attività importanti e urgenti.

Il concetto di importante è soggettivo. Non esiste qualcosa di univocamente importante per tutti, esiste cosa è importante per te in base ai tuoi obiettivi e valori.

L’urgenza è un concetto oggettivo, indicando un’attività che non può essere più prorogata. Può essere rispondere a una email, una telefonata, quella cena di lavoro che stai cercando di organizzare da tanto tempo e che adesso non puoi proprio più permetterti di rimandare. Di solito si tratta di impegni che hanno una scadenza brevissima.

La matrice di Eisenhower serve a pianificare i compiti della giornata proprio secondo queste due variabili: urgenza e importanza.
Imparare a distinguerli, può fare la differenza nel raggiungimento dei tuoi obiettivi e ciò vale per qualsiasi ambito, dalla gestione della attività domestiche a quelle di una grande azienda.

Applicando le variabili importanza/urgenza si ottengono quattro quadranti all’interno dei quali distribuire le attività da svolgere per capirne le priorità:

• azioni urgenti e importanti, non delegabili, come un progetto in scadenza o già scaduto, un problema improvviso che compromette la prosecuzione del lavoro, telefonate ai clienti. Queste azioni sono da limitare al massimo, poiché aumentano notevolmente lo stress da lavoro e innescano uno stato d’ansia e agitazione negativo;
• azioni urgenti ma non importanti, sono quelle che richiedono un’attenzione immediata ma non sono rilevanti ai fini del tuo lavoro; sono chiamate anche dell’inganno, perché danno l’impressione di essere impellenti, ma in realtà possono essere risolte anche senza il tuo contributo: una riunione superflua o compiti che sono stati affibbiati a te, ma non ti competono direttamente. La soluzione, in questo caso, è delegare, per far sì che qualcun altro risolva al posto tuo, senza togliere tempo alle mansioni importanti;
• azioni non urgenti e importanti, utili al raggiungimento dei tuoi obiettivi, al completamento dei tuoi progetti, da pianificare nelle giornate e nelle settimane successive per essere risolte in tutta tranquillità. Più riesci a far rientrare questo genere di azioni nel tuo calendario, meno subirai lo stress da lavoro;
• azioni non urgenti e non importanti, in altre parole: le distrazioni. Controllare Facebook, sistemare la casella e-mail, mettere a posto vecchi archivi. Sono tutte via di fuga dal tuo reale lavoro, e devono rientrare il meno possibile nell’arco della tua giornata.

Metodo pomodoro

Ok, adesso che abbiamo definito a quali attività dare priorità e svolgere per prime, dobbiamo chiarire come mantenere alta la concentrazione e portare a termine i nostri compiti.
Per riuscirci è importante definire dei momenti nei quali lavorare intensamente e altri in cui staccare la spina e far riposare il nostro cervello.

Una delle tecniche più diffuse e fruttuose per la concentrazione è quella del metodo pomodoro. Sviluppata da Francesco Cirillo alla fine degli anni ‘80, la tecnica utilizza un timer per suddividere il lavoro in intervalli, tradizionalmente lunghi 25 minuti, separati da brevi pause. Ogni intervallo è noto come “pomodoro”, riferendosi alla forma del timer da cucina a forma di pomodoro che Cirillo usava quando era uno studente universitario.

Questa struttura permette di realizzare dei veri e propri sprint di concentrazione e di ricaricare le energie senza interrompere il flusso di lavoro.

Come applicarla? Semplice:

• Scegli un’attività da svolgere e completare.
• Imposta il timer a 25 minuti
• Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato.
• Prenditi una pausa di 5 minuti.
• Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Si tratta di una tecnica molto diffusa e utilizzata in diversi ambiti e settori. Ma non è l’unica, esistono delle “variazioni sul tema” che permettono di adattare questa tecnica alle diverse esigenze personali.

Concentrati solo sulle cose importanti: il principio di Pareto
Ok, abbiamo capito quali sono le attività a cui dare priorità e come portarle a termine in maniera efficiente. Ma le interruzioni possono essere un’occupazione davvero “costosa” perché non solo sottraggono del tempo alla nostra attività mentre siamo impegnati in altro, ma richiedono che, al termine dell’interruzione stessa, la mente debba impiegare altro tempo per “riprendere il filo” del lavoro e ritrovare la concentrazione.
Se il metodo pomodoro non ti basta, vogliamo parlarti di un altro principio interessante che secondo noi dovresti proprio conoscere.
Si tratta del Principio di Pareto.

Il principio di Pareto viene anche chiamato “legge 80/20” o “effetto Pareto”, prende il nome dal suo scopritore Vilfredo Pareto (1848-1923) e può essere utilizzato anche per comprendere come gestire meglio il nostro tempo e la nostra concentrazione.

Sai definire quali siano le attività che attualmente portano più guadagno alla tua azienda? Se la risposta è sì, probabilmente ti renderai conto che riguardano una piccola percentuale delle tue attività giornaliere, vero?

Ad esempio, se riuscissi a capire quale 20% del tuo tempo produce l’80% dei risultati della tua attività, potresti dedicare più tempo a tali attività e meno alle altre.

Allo stesso modo, identificando le caratteristiche del 20% dei tuoi migliori clienti (che rappresentano l’80% dei tuoi introiti), potresti ricercare più clienti come loro e aumentare notevolmente le vendite e i profitti.

Non male, vero?

Gestire meglio il proprio tempo significa, prima di tutto, prendere consapevolezza delle proprie esigenze, dei propri limiti, delle proprie necessità.
Un’impresa alquanto complicata da svolgere da soli. Hai a cuore la tua azienda e la tua produttività, tanto da spingerti oltre i tuoi stessi limiti per raggiungere i tuoi obiettivi e quelli del gruppo di lavoro di cui fai parte. Lo sappiamo benissimo.

Ma non puoi dimenticare che, in quanto essere umani, hai delle esigenze che richiedono la tua attenzione, hai bisogno di libertà per ricaricare le tue energie e vivere a pieno e con concentrazione tutte le sfide del cambiamento.

La tua mente, il tuo intuito, le tue idee: questi sono gli asset principali della tua azienda, caratteristiche che non puoi delegare e che per questo motivo non puoi lasciar scalfire dallo stress.

Vuoi iniziare sin da subito a far crescere te stesso e la tua azienda?