A volte ti sembra che la tua giornata scivoli via senza una direzione chiara? O magari hai provato quella sensazione di sopraffazione guardando la lista infinita di compiti da svolgere, dove tutto sembra essere urgente? 

Si tratta di sensazioni molto comuni tra imprenditori e liberi professionisti, ma è possibile cambiare rotta grazie alle tecniche di gestione delle priorità.

Questa sarà la base strategica per ottimizzare il tempo e raggiungere i tuoi obiettivi lavorativi e dell’azienda.

In generale, potrai: 

  • avere il controllo sulla tua giornata lavorativa 
  • sapere quali compiti richiedono la tua attenzione immediata, quali possono attendere o essere delegati
  • lavorare in modo efficiente senza disperdere energie e risorse

In questo articolo, acquisirai le competenze fondamentali per gestire le tue priorità, e fare in modo che ogni momento speso a lavoro sia un investimento reale, per te e per l’intera azienda. Ottimizzando la tua produttività personale, infatti potrai favorire un aumento dell’efficienza e di collaborazione all’interno dei tuoi team e dell’azienda. 

Cosa vuol dire gestire le priorità?

Un processo produttivo efficiente è legato ad alcuni aspetti cruciali, tra cui:

Saper padroneggiare questi aspetti ti permetterà di definire obiettivi precisi e misurabili, dire addio al caos dell’agenda e ottimizzare le risorse, migliorando sensibilmente la produttività del lavoro.

Ma cosa vuol dire gestire le priorità?

Questa è ormai una delle soft skill più importanti per imprenditori e liberi professionisti che vogliono raggiungere risultati soddisfacenti senza disperdere tempo ed energie.

Si tratta di trovare un modo per capire quali attività hanno la priorità rispetto ad altre, quali sono quelle urgenti e quelle che non lo sono.

Di base quindi le attività devono essere chiare e ben definite per poter poi essere classificate in base alla loro importanza e urgenza.

In questo contesto, ogni azione viene pesata e valutata in base alla sua rilevanza strategica, garantendo che ogni sforzo abbia un impatto tangibile sulla crescita e sul successo complessivo dell’azienda. 

Quali sono le pratiche smart per la gestione delle priorità?

Esistono varie pratiche per la gestione delle priorità, ma bisogna conoscerle e sperimentarle per capire quale si adatta meglio alle tue esigenze.

Alcune tecniche prevedono l’utilizzo di lavagne, Post-It, elenchi da spuntare, sistemi di timing o calendarizzazione; altri invece, sono più legati all’astrazione, alla capacità di immaginazione e organizzazione mentale.

Utilizzando questi strumenti è possibile stabilire le tue priorità, distinguendole in modo più efficace ed evitare di perdere di vista gli obiettivi più importanti. 

Tecnica MoSCoW

La tecnica MoScoW è una delle più utilizzate in ambito business, soprattutto quando si parla di sviluppo di prodotti tecnologici, ma è applicabile anche ad altre aree dell’azienda e permette di lavorare in maniera rapida e flessibile, seguendo un processo di priorità ben strutturato.

In base a 4 categorie di prioritizzazione semplici, diffuse anche nella vita di tutti i giorni e facilmente applicabili, si organizzano le attività in base alla loro urgenza, evidenziando cosa si deve fare necessariamente e cosa rappresenta invece solo un desiderio. 

Dopo aver completato le attività più importanti e necessarie, si passa a quelle successive.

M = Must have (devo)

Indica le cose da fare assolutamente e non negoziabili.

Sono tutte quelle attività essenziali per il progetto o per raggiungere un obiettivo. 

S = Should have (dovrei)

A volte può essere difficile lasciare in secondo piano qualcosa di importante ma non urgente, ma se vogliamo lavorare in modo efficace dobbiamo escludere queste attività dalla prima versione del nostro progetto e dedicarci in uno step successivo. 

C = Could have (potrei)

Si tratta delle cose che desideriamo inserire perché le riteniamo interessanti, ma non sono tanto importanti quanto le Should Have. Sono elementi che vorremmo, ma non sono cruciali per completare il progetto. 

Possiamo dedicarci a queste attività quando avremo impostato e completato quelle necessarie e importanti.

W = Won’t have (voglio)

In questa categoria si trovano gli elementi che non sono importanti e non abbiamo tempo o budget per portarle a termine. Qui sta il desiderio di testarle e inserirle ma non sappiamo che non avranno un impatto sul progetto quindi possiamo tralasciarle.

Lasceremo inizialmente da parte le Could Have e le Won’t Have perché non necessarie a raggiungere il nostro obiettivo iniziale, ma possiamo inserirle in seguito, quando vorremo migliorare la qualità del nostro progetto.

Eisenhower

In questo caso, si tratta di definire le urgenze e attribuire a ciascuna attività un grado di importanza, utilizzando uno schema grafico. Nella matrice di Eisenhower, anche detta di Covey, le attività saranno divise in 4 insiemi: 

  1. Importante e urgente
  2. Importante ma non urgente
  3. Non Importante ma urgente
  4. Non Importante e non urgente

Per un’efficace gestione delle priorità, è necessario saper distinguere i concetti importante e urgente:

  • Importante è un’attività di grande valore, ma a volte è un concetto soggettivo
  • Urgente è invece qualcosa che dipende da una data di scadenza e può essere misurato oggettivamente in termini di tempo

Far sì che ogni membro del team si dedichi alle attività dei quadranti 1 e 2, quindi attività importanti, che siano urgenti o non urgenti, contribuisce a creare un ambiente lavorativo organizzato, in cui ognuno si occupa della sua mansione principale, sapendo di contribuire a un progetto di responsabilità condivisa.

Se lavori come dipendente puoi utilizzare questo metodo per organizzare le tue priorità, in modo da definire quali sono le attività, clienti, progetti davvero importanti per raggiungere il tuo obiettivo di sviluppo professionale.

Scrum

Quando si lavora a un progetto, una delle priorità è assicurarsi che il team coinvolto conosca i propri task, gli obiettivi, le scadenze di consegna e possa gestire in modo efficiente il flusso di lavoro.

Scrum è un modello di lavoro agile utilizzato per lo sviluppo di prodotti, applicazioni e servizi che viene applicato anche in ambiti come sales, marketing e ricerca.

Scrum è un vero e proprio framework, un sistema operativo strutturato e pianificato, su cui è possibile tracciare i processi e gli step che man mano si portano avanti.

Questo strumento prevede:

  • lavagne, digitali o fisiche, su cui segnare i task, le scadenze e gli obiettivi
  • organizzazione dei task in categorie e colonne 
  • tracciamento dei progressi dei task

Il vantaggio principale di questo strumento è che permette di mettere per iscritto tutte le micro-attività su cui lavorare, organizzarle per categoria e muoverle da una colonna all’altra in base allo stato di avanzamento.

Di solito, la lavagna include queste colonne:

  • Backlog: la lista di tutti i task che si devono portare a termine per completare il progetto, senza alcuna prioritizzazione
  • To Do: i task che sono prioritari e che hanno tutte le informazioni necessarie per essere portati a termine
  • In Progress: le attività che sono state assegnate e presi in carico da un collega. In base al loro grado di completamento, verranno spostati nelle altre colonne.
  • Approval/Ready for Review: una volta completato il task, l’attività si sposta in questa colonna finché non viene approvata.
  • Done: attività completata. A questo punto, possiamo prendere in carico dei nuovi task.

Nella metodologia Scrum, si lavora in “iterazioni” o “Sprint”, ovvero per obiettivi. Seguendo dei blocchi di una o due settimane, ci si pone l’obiettivo di portare a termine un gruppo di attività identificate come prioritarie. Alla fine di ogni Sprint, si fa il piano di quali task dovranno essere presi in carico per la Sprint successiva.

Kanban

Il metodo Kanban è simile a quello Scrum, infatti entrambi condividono gli aspetti fondamentali come l’utilizzo della lavagna, l’importanza della definizione delle priorità e il tracciamento dello stato di avanzamento di ogni task.

Quello che cambia è la metodologia, il modo di procedere e gestire le varie attività.

Mentre Scrum lavora in sprint, cioè cicli di lavoro ben definiti e finalizzati a migliorare i processi e la produzione di un prodotto o di una strategia sulla base di un obiettivo principale.

Kanban si focalizza su attività piccole che una volta completate, concludono da sole un mini-progetto. 

Questo metodo si presta a essere applicato in contesti dove le attività da fare sono molto routinarie e spesso simili e in alcuni contesti specifici, come:

  • la definizione e tracciamento di una routine 
  • la creazione di una nuova abitudine
  • task quotidiani con una struttura che si ripete (riunioni, training, lezioni)
  • checklist di attività da tenere sempre in considerazione ogni volta che si svolge quel compito, come la creazione di una presentazione

ICE 

La tecnica ICE è una via di mezzo tra il metodo di prioritizzazione e la tecnica brainstorming. 

Per utilizzare questo metodo quindi, Il primo passo è quello di definire una lista di idee e strategie che consentano di risolvere un problema e avvicinarci all’obiettivo.

Il primo passo è creare una lista e mettere per iscritto tutte le idee, le azioni possibili da avviare e le attività utili per arrivare al risultato finale desiderato.

Una volta completata questa parte di brainstorming, possiamo definire le priorità assegnando a ogni attività un punteggio, in base a tre variabili: impact, confidence, ease.

  • Impact: per impatto si intende l’effetto che può generare l’attività che vogliamo intraprendere, il peso di ogni azione.

All’interno di un progetto, ci sono attività che avranno un impatto importante, a cui si assegnerà un punteggio alto, mentre altre meno decisive avranno un punteggio inferiore.

  • Confidence: questo aspetto riprende una definizione della statisti, cioè l’intervallo di confidenza che ci si aspetta di rilevare. In questo caso rappresenta la fiducia di ottenere il risultato desiderato attraverso l’azione presa in considerazione.

Per valutare il grado di confidenza puoi chiederti: da 0 a 10, quanto credo che possa portarmi a quel risultato?

  • Ease: questa variabile stabilisce la facilità di implementazione o esecuzione dell’attività.

In questo caso basterà chiederti: quanto è facile fare questa cosa, da 1 a 10?

Il punteggio ottenuto da ogni attività, sommando le variabili, ci aiuterà a mettere in ordine le priorità, dal risultato più alto a quello più basso.

Le attività con il numero più alto saranno le “quick wins” ovvero le attività che stimiamo avranno il massimo impatto con il minimo effort possibile.

Perché è importante saper gestire le priorità

In un mondo in cui siamo costantemente bombardati da stimoli e richieste, saper distinguere tra ciò che è importante e ciò che è marginale diventa un’abilità essenziale per una serie di motivi che hanno un impatto diretto sulla propria vita personale e professionale. 

Saper gestire le priorità è importante per: 

  • concentrarsi su ciò che è veramente importante e rilevante
  • anticipare le sfide e mantenere una visione chiara degli obiettivi 
  • ottimizzare l’uso del tempo e delle risorse: investire tempo nelle attività più significative e strategiche porta a risultati più significativi 

Infine, la gestione delle priorità unita a una buona pianificazione, riduce lo stress legato a scadenze strette e a un eccesso di compiti.

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La gestione delle priorità si rivela una competenza chiave per ottenere successo e realizzazione personale. Ma solo acquisendo gli strumenti ideali per le nostre esigenze professionali, possiamo liberarci dalla confusione quotidiana, concentrarci su ciò che conta davvero e massimizzare il nostro potenziale. 

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A presto e Buon Valore!
Claudio

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