Le aziende si trovano sempre più spesso a dover affrontare un incremento di informazioni e comunicazioni interne, che aumentano in modo  proporzionale alla crescita del business stesso. 

Le informazioni possono provenire da diversi canali, fonti e piattaforme e diventa quindi fondamentale che i flussi informativi aziendali siano ottimizzati per favorire l’integrazione dei dati, l’organizzazione e la produttività.

Se la comunicazione esterna ha un impatto diretto sulla visibilità, sul coinvolgimento di potenziali clienti, la fidelizzazione e incide su risultati di business più concreti, la comunicazione interna ha un valore strategico altrettanto importante, anche se meno visibile e misurabile nell’immediato, perché:

• Migliora la qualità di vita nell’ambiente lavorativo;

• Rafforza l’identità di visioni all’interno dei team;

• Favorisce il raggiungimento di obiettivi che accomunano il brand e dipendenti e collaboratori;

• Coinvolge e motiva i dipendenti, che saranno ambasciatori del brand e dei suoi prodotti.
  

Inoltre l’ascolto attivo, il coinvolgimento, la divisione delle responsabilità e la coerenza rappresentano dei punti cardine per le aziende che sono orientate alla crescita e si basano su una leadership etica e in questa ottica è importante gestire i flussi informativi aziendali.

Cosa si intende per flusso di informazioni? 

L’azienda rappresenta un ecosistema intelligente, composto da persone organizzate in diversi settori e reparti, in base alle mansioni e ruoli in cui ogni componente gioca un ruolo fondamentale per il suo funzionamento e ne garantisce le performance.

Affinché l’azienda così composta funzioni e sia allineata, è necessaria una buona comunicazione interna con un continuo scambio di dati utili attraverso notizie, notifiche, istruzioni, messaggi in forma scritta o orale, di natura formale o informale. 

L’insieme di queste trasmissioni rappresenta il flusso di informazione.

Perché sono importanti i flussi comunicativi aziendali?

1. Coinvolgono l’organizzazione dal suo interno, mettendo in comunicazione i vari reparti e collaboratori;
2. Garantiscono l’efficienza e la produttività dell’azienda;
3. Rappresentano una risorsa importante in quanto fonte di conoscenza che deve essere condivisa e trasmessa.

Ottimizzare il flusso di informazioni

Gestire i flussi di informazione aiuta tutti i componenti dell’azienda, imprenditori e collaboratori, ad avere contezza di cosa succede durante i vari processi e quali sono le attività da svolgere e faciliterà i rapporti e la collaborazione tra i vari reparti.

Diventa davvero importante, sia per i dipendenti che per l’imprenditore, che l’azienda si basi su un’organizzazione efficace e ci sia una comunicazione interna ottimale che garantisca collaborazione e condivisione di visione e obiettivi da raggiungere.

La qualità dei flussi trasmessi dal sistema informativo aziendale viene misurata sulla base di alcuni criteri:

• Selettività: il sistema deve fornire solo le informazioni necessarie all’organizzazione aziendale, eliminando quelle superflue. 
• Tempestività: le informazioni devono essere trasmesse nel più breve tempo possibile, evitando sprechi di tempo e risorse. 
• Affidabilità: il sistema informativo deve fornire informazioni corrette, certe e verificabili che non lascino spazio a confusione e disguidi.
• Flessibilità: le informazioni raccolte e trasmesse dal sistema informativo devono adeguarsi alle circostanze e alle esigenze di chi le riceve e garantire priorità e scadenze.
• Accessibilità: i dati e le informazioni devono essere facili da comprendere.

I flussi informativi aziendali possono essere gestiti anche da sistemi tecnologici in grado di integrare, proteggere e gestire le informazioni. 

Un sistema tecnologico infatti:

• aiuta ad avere il controllo e il tracciamento di tutte le comunicazioni in entrata e in uscita;
• permette l’archiviazione delle informazioni;
• condivide in modo puntuale le informazioni ai reparti aziendali interessati;
• assicura la protezione dei dati e delle informazioni;
• permette la gestione dell’intero processo di generazione, gestione e invio di comunicazioni 

Un flusso di informazione costante ed efficiente fa sì che ogni lavoratore e ogni reparto abbia le conoscenze e le indicazioni necessarie per svolgere le attività quotidiane al meglio.

Gestire i flussi di informazione in maniera chiara e funzionale può davvero essere la soluzione per semplificare e ridurre al minimo gli sprechi di tempo e di denaro, migliorando l’efficienza di tutta l’organizzazione.

La chiave per gestire i flussi comunicativi aziendali è quella di stabilire delle procedure schematizzate, chiare, replicabili, messe per iscritto e condivise con ogni membro dell’azienda.  Questo processo aiuta a migliorare la gestione del tempo e aumenta la produttività garantendo che l’azienda funzioni in autonomia anche in assenza del capo.

Quando parliamo dell’azienda infatti possiamo considerarla come una macchina che deve essere organizzata secondo dei sistemi stabiliti e misurabili che permettono all’imprenditore di gestirla e guidarla in modo performante.

Tutte le attività di controllo e gestione vengono utilizzate con lo scopo di  indirizzare il comportamento di ogni componente verso il conseguimento degli obiettivi aziendali.

Concediti l’opportunità di migliorare l’organizzazione della tua azienda a partire dalla gestione dei flussi di informazione aziendali seguendo il percorso completo per far emergere il vero valore della tua azienda.

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A presto e Buon Valore!
Claudio