Mai sentito parlare del detto: “Minimo sforzo, massima resa?”

Dal dipendente, all’imprenditore, al team: quello della gestione del tempo è un tema ormai sempre più discusso, che coinvolge ognuno di noi e che ha un notevole impatto sulla produttività, sulla performance e sul mindset.

Come ci insegna Pareto con la sua Legge 80/20,  la gestione del tempo può dipendere dalla capacità di comprendere verso quali attività canalizzare tutti i nostri sforzi e le risorse, tralasciando, in un primo momento, i task non essenziali al raggiungimento degli obiettivi. Si tratta di un principio molto utile per ottenere il maggior risultato con il minor sforzo possibile.

Quando si parla di organizzare il lavoro in azienda le difficoltà si moltiplicano, i tempi sono sempre più stretti e la gestione delle attività quotidiane dei singoli e dei team diviene un’impresa ardua.

Quindi, come possiamo fare per organizzare il lavoro e migliorare la produttività?

Oltre ad applicare il principio di Pareto che, specifichiamo, richiede una buonissima conoscenza del contesto aziendale, esistono diverse app per organizzare la giornata e rendere il lavoro più semplice e scorrevole.

In questo articolo, approfondiremo 5 tool per organizzare il lavoro in azienda.

Applicazioni per organizzare il lavoro in modo SMART

Fare tanto non è sempre sinonimo di fare bene, anzi, spesso la miglior soluzione è trovare i giusti strumenti per fare in modo che quel che facciamo ci renda davvero produttivi. Ciò significa riuscire a organizzare il lavoro in modo SMART e sfruttare al 100% le nostre potenzialità.

Possiamo confermare, quindi, che il lavoro in azienda dev’essere organizzato in modo certosino.

In che modo?

Sfruttando la tecnologia e tutte le applicazioni che ci mette a disposizione!

Google calendar

Il primo passo per gestire il tempo in maniera efficace è quello di non perderne.

Quando si lavora in team non è sempre facile organizzare task, riunioni, incontri e appuntamenti, per questo c’è bisogno di utilizzare strumenti che rendano questo processo più rapido e semplice.

Google Calendar è un tool sviluppato da Google che consente di schedulare ogni attività della giornata, della settimana o del mese, permettendo a tutti i membri del team di rimanere aggiornati sui task da svolgere e sugli impegni previsti.

Dopo aver creato l’evento d’interesse basta personalizzarlo inserendo data, ora, posizione, note, link e invitare eventuali altri partecipanti. Con Google Calendar è possibile, inoltre, condividere gli eventi in programma anche su dispositivi mobili con i calendari integrati, in modo da poter ricevere i promemoria delle attività imminenti e utilizzarlo insieme a tutti i membri del gruppo di lavoro.

L’utilizzo di questo strumento contribuisce a migliorare l’efficienza dell’organizzazione e consente a tutti di lavorare in modo preciso, proprio perché aiuta ad accrescere la qualità dell’organizzazione e delle performance aziendali.

ClickUp

ClickUp è uno strumento di project management versatile e dalle molteplici funzioni. È utile non solo per migliorare l’organizzazione del lavoro, ma anche per misurare le performance del personale.

Si tratta di un tool pensato per migliorare la produttività sul lavoro, in quanto permette di stabilire obiettivi personali e di team, di gestire le attività e organizzare il lavoro in “aree progetti”. Si passa dalla possibilità di gestione dei vari step di progetto, al time management, alla collaborazione fra i membri del team e al monitoraggio di report e progetti.

ClickUp non è quindi semplicemente un’app per organizzare il lavoro in azienda, ma è molto utile anche per misurare le performance del personale e dei team, in relazione agli obiettivi e ai task definiti.

Now do this

Ti capita mai di passare da un’attività all’altra senza seguire un vero filo logico e trovarti a fine giornata con ancora tantissimi task da portare a termine?

Se la risposta è sì, non preoccuparti perché succede a tutti.

Tutti passiamo periodi in cui la scarsa concentrazione compromette la gestione del tempo e del carico di lavoro, ci fa sentire sovraccaricati e poco produttivi.

Per questo Now do this è un tool davvero utile per aiutarci a smettere di procrastinare. Si tratta di un semplice sfondo bianco, una sola attività da svolgere e l’impossibilità di passare a quella successiva prima di aver concluso quella precedente.

Keep

Keep è una valida app per organizzare il lavoro in team. Si tratta di un’agenda virtuale in cui è possibile annotare idee, scrivere, condividere link o messaggi vocali e inserire promemoria che possono essere condivisi con altre persone tramite Google Calendar.

Keep funziona su telefono, tablet e computer e permette quindi di aggiungere o modificare le note già salvate in qualsiasi momento e sincronizzarle tra i vari dispositivi, per avere sempre a portata di mano ciò che serve.

Slack

Anche la comunicazione ricopre un ruolo essenziale quando si parla di organizzazione del lavoro e di gestione del tempo, soprattutto se si lavora a distanza e le possibilità di interagire di persona con i colleghi sono poche.

Slack è una chat aziendale che ha l’obiettivo di semplificare la comunicazione tra team o singoli. In poche parole, permette di condividere in modo rapido aggiornamenti e messaggi fra colleghi. Uno dei principali vantaggi di quest’applicazione è la possibilità di creare spazi virtuali di lavoro all’interno dei quali impostare conversazioni e progetti chiamati canali, ognuno accessibile solo ai membri scelti.

Per le comunicazioni più informali e dirette, l’applicazione Slack rappresenta un buon sostituito dell’e-mail, poiché garantisce uno scambio rapido delle informazioni e una notevole riduzione dei tempi di lavoro.

Avere una buona organizzazione aziendale significa migliorare la gestione del tempo e accrescere le performance. Per questo, per aiutarti a capire come organizzare al meglio il lavoro in azienda abbiamo creato un percorso completo che ti supporti nel raggiungere tutti gli obiettivi del tuo business.

Per maggiori informazioni:

https://www.facebook.com/groups/accademiadelvalore/


A presto e Buon Valore!
Claudio